اطلاعات کجا نگهداری می‌شود؟
اطلاعات دانش‌آموزان و اولیا حساس است. بپرسید سامانه روی سرور خود مدرسه نصب می‌شود یا روی سرور شرکت، چه کسی به اطلاعات دسترسی دارد و اگر روزی همکاری تمام شد، اطلاعات چطور تحویل داده می‌شود. نصب روی سرور مدرسه کنترل کامل را به مدرسه می‌دهد.
پشتیبان‌گیری و بازگردانی
پشتیبان‌گیری باید خودکار و روزانه باشد و بازگردانی آن آزموده شده باشد. بپرسید از فایل‌ها (عکس‌ها، مدارک، پاسخ‌های تکلیف) هم پشتیبان گرفته می‌شود یا فقط از پایگاه داده.
کارنامه مطابق قالب رسمی
کارنامه‌ای که به اولیا می‌دهید باید شبیه کارنامه رسمی آموزش و پرورش باشد: نمره مستمر و پایانی هر نوبت، واحد، معدل و جمع واحدها. برای مدارس ابتدایی کارنامه توصیفی لازم است. همچنین ببینید روش محاسبه نمره و گرد کردن آن قابل تنظیم است یا نه.
حضور و غیاب و اطلاع به اولیا
ثبت حضور باید از گوشی معلم در چند ثانیه ممکن باشد و اولیا همان روز باخبر شوند. اگر دستگاه اثر انگشت یا کارت دارید، اتصال به آن را بپرسید.
برنامه هفتگی بدون تداخل
چیدن دستی برنامه هفتگی چند روز وقت معاون آموزشی را می‌گیرد. نرم‌افزار خوب باید روزهای حضور معلمان پاره‌وقت، زنگ دوتایی و تک‌زنگ را رعایت کند و اگر برنامه جا نمی‌شود، بگوید مشکل کجاست.
آزمون آنلاین قابل اعتماد
انواع سؤال، تصحیح خودکار، نسخه متفاوت برای هر دانش‌آموز و رفتار سامانه هنگام قطعی اینترنت را بررسی کنید. بپرسید سامانه با چند دانش‌آموز هم‌زمان آزموده شده است.
پرتال اولیا و دانش‌آموزان
اولیا باید نمره، غیبت، کارنامه و تکالیف را روی گوشی ببینند و شهریه را آنلاین بپردازند. ساده بودن ورود اولیا (مثلا با کد ملی) در استقبال آن‌ها اثر زیادی دارد.
ورود اطلاعات فعلی مدرسه
مهاجرت از سامانه قبلی یا فایل‌های اکسل نباید هفته‌ها طول بکشد. بهتر است بتوانید همان فایل اکسل فعلی را وارد کنید، بدون اینکه داده‌ها را به فایل نمونه منتقل کنید.
نقش‌ها و دسترسی‌ها
هر نقش (مدیر، معاون، معلم، حسابدار، ولی، دانش‌آموز) باید فقط بخش‌های لازم را ببیند و بتوانید نقش‌های سفارشی بسازید. ثبت تغییرات مهم با نام کاربر هم برای پیگیری لازم است.
امور مالی
صدور شهریه با قسط و تخفیف، پرداخت آنلاین، رسید و گزارش بدهکاران از نیازهای همیشگی مدارس غیردولتی است.
فارسی و تقویم شمسی
همه چیز باید راست‌به‌چپ، با تقویم شمسی و تعطیلات رسمی باشد؛ از تاریخ‌ها تا خروجی‌های چاپی و اکسل.
امتحان پیش از خرید
هیچ چیز جای امتحان واقعی را نمی‌گیرد. نسخه نمایشی با اطلاعات یک مدرسه نمونه را از نگاه مدیر، معلم، ولی و دانش‌آموز امتحان کنید.